准备了大半个月,“中国首届室内空气质量与健康论坛”于7月20日在天津今晚大厦圆满结束。本次活动中,天津市市长戴相龙为论坛发来了祝贺信、将近十名专家、近300名观众参与了此次论坛。
此次论坛活动总体上讲是比较成功的,论坛的观众与专家的交流合作气氛融洽,并达到了“促进政府与老百姓对室内空气质量的关注”的目的。
对于论坛的策划与举办过程中存在的问题,我们会继续研究、探讨,作出更好的总结,并拿出诸如“将分专题分区域多层次开展,深入地宣传普及推动和研讨”等更多的改进方式,以期将以后的活动做得更好。下面是本次“中国室内空气质量与健康论坛”出炉前后的一些纪实。当回想这些情景时,我们要再次感谢公司高层领导对本次活动的支持、对我们的信任,让我们再次认识到一个高效率、善沟通且执行力强的团队是公司最大的财富。活动的初始是在6月25日,华东区王本春经理致电给我:由于在非典时期,公司将HEPA面罩送往天津各新闻单位,从而建立了良好的关系。后经与今晚报高层领导沟通,对方有意合办“室内空气质量与健康论坛”。与王经理通话后,我就觉得这是一个很好的契机,不应该把这次活动局限在天津一个区域,可以做得更大一些,造成全国性的影响和宣传。提起天津,是亚都的一块心病,早在10年前我们就精心策划欲占领该市场,投入了人力和物力却一直没有相应的成效。
今年,商业公司特别将济南和天津合并为华东区,希望能完成今年的销售目标。这次开展活动的目的之一就是提升亚都在天津的品牌知名度,并能对日后的销售工作起到一定的帮助作用。6月26日一早,王本春经理特意从天津赶往北京,与王总和我就天津的活动仔细的商量。王总表示此次活动由公司的市场部负责,更将此活动定为“中央”的活动。当时就定下要以国字头的单位为主办单位,邀请著名的专家学者和新闻单位,以天津为主会场、济南为分会场。分工方面,由我来出方案,邀请国字头的单位及相关专家等。王姐负责济南分会场的组织。
一赴津门
7月1日,我、王姐与《今晚报》新闻部鲍国之主任在天津今晚报社就论坛活动方案进行了第一次沟通,双方沟通时气氛和谐,这对论坛活动做了良好的铺垫,并达成了初步意向:论坛活动7月13日举办,由《今晚报》主办,地点定在今晚大厦大会议室;主办方定为中国标准协会、天津市质量监督总局、《今晚报》;协办方为亚都科技股份公司、新浪网;其中标协和专家由我方来邀请,新闻报道及宣传由《今晚报》来负责。
从天津回来后,我去了国家质检总局的相关部门,说明了举办论坛的目的及意义后,对方非常支持并积极推荐总局下属的中国标准化协会来协助。拿到标协秘书长的电话,马上打过去,说明情况后约见面,见面的地点就选定在质检总局。秘书长听我介绍了论坛的相关情况后,立即答应可以作为论坛的主办单位,并表示届时一定会亲自去天津捧场。
二赴津门
由于商业公司第一季度回顾会议于7月6日-8日在北戴河召开,本定在7月7日双方签协议只能后延,在会议期间我方和今晚报也一直保持热线沟通。就双方职责问题,我和王本春经理商量又商量,因为,作为企业来说,都是希望用最少的成本换来最大的利润;我们也同样希望用最少的活动经费换来最大的广告宣传效果。在北戴河全国会议时期,东北区了解到本次活动的信息,他们也非常有兴趣在本区设置分会场举办论坛活动,这刚好与我当初的想法不谋而合。我将活动方案给了区域市场负责人,他们同时也开始做活动准备。7月9日公司会议结束后,我和王姐又赶到天津签署论坛活动的协议。这次我们将活动名称正式定为“中国室内空气质量与健康论坛”,也由于筹备时间过于有限,双方都同意将活动的时间推迟到7月20日举行。今晚报也将从7月15日起开始在第一版连续对此活动进行铺垫性报道。
北京筹备
返北京后,活动的筹备只有仅仅6天。时间紧、任务重!论坛活动的各项具体工作开始准备了,我和本部门的肖瑟钦进行了分工。我负责标协与专家的联络,小肖负责写出论坛的执行案及其他具体事务。
在邀请专家的问题上,我首先找到了北京科协,因为那里有一个“专家库”.我根据此次论坛的具体情况选择了北大公共卫生学院的宋教授、中国疾病预防控制中心传染病预防控制所的卢所长。7月14日上午,我驱车来到位于小汤山百善乡的流研所,见到了健谈的卢所长。此前,我已从网上查到了有关卢所长的相关信息,我有意向其咨询了一些有关室内微生物与人体健康方面的知识,而后引出了论坛的论题,卢所长很爽快的答应了我的邀请。当天下午又赶往北京大学公共卫生学院,见到了一头白发精神矍铄的宋教授,在听我介绍了论坛的情况后,对我说:“真没想到,作为一家民营企业,在遭遇非典疫情之后的今天,能首先站出来呼吁室内空气质量与健康的问题。我一定尽绵薄之力协助你们,你就不用太担心了。”听完宋教授的话后,真是十分感动。落实了专家的问题,
让我大大的舒了一口气。但整个论坛活动仍然有一个没有解决的问题 --- 主持人。由于本次活动天津市市政府相关领导将出席,各专家也会在会上进行课题演讲,主持人所起的穿针引线的作用是非常关键的
,不仅要能压得住场、更要有随机应变的能力。我和王本春经理沟通后,王姐提醒我说干脆就请陈大强主任,因为无论从哪些方面来说,他都是最合适的人选。我和小肖又去总公司将此次活动向陈主任介绍,并请其出任主持人;陈主任对我们此次活动提了许多改进的建议,诸如怎样借助科普宣传公益活动将视点转移到净化器上,实现“从商品到货币的惊险一跳”,如何淡化商业性的活动,加强亚都与天津市民的亲合力,请王姐“貌似朴实”的亮相,以及怎样自然的引出现场净化器演示等等,让我们大为受益。对于出任主持人,陈主任感到特别为难,因为他手边的工作都已经排得满满的,几乎就没有多余的空闲。在我们的再三请求下,陈主任终于在考虑良久后,答应了我们。现在论坛活动的各个环节基本已经明确,材料齐备就等着“开锅煎炒”了。